Das Begegnungszentrum wird nur für solche Veranstaltungen zur Verfügung gestellt, die in sittlicher Hinsicht einwandfrei und deren Zielsetzung mit der freiheitlich demokratischen Grundordnung vereinbar ist. Das Begegnungszentrum wird bevorzugt für kulturelle Veranstaltungen und Veranstaltungen von Schermbecker Vereinen mit gemeinnützigen Zielen zur Verfügung gestellt; ferner auch solchen Vereinen mit gemeinnütziger Zielsetzung, deren Veranstaltungen Schermbecker Belange berücksichtigen. Veranstaltungen werden erst ab einer voraussichtlichen Teilnehmerzahl von 80 Personen zugelassen. Die Personenbegrenzung gilt nicht für Veranstaltungen, für die eine Bühne unerlässlich ist.

Die Räumlichkeiten des Begegnungszentrums werden auf Antrag zur Verfügung gestellt. Anträge auf Benutzung des Begegnungszentrums sind spätestens 4 Wochen vor Beginn der Veranstaltung einzureichen.
Der Antrag muss folgende Angaben enthalten, die in den Mietvertrag übernommen werden:

• Name und Anschrift des/der Veranstalter(s)/in (Mieters)
• Vor- und Zuname sowie Anschrift des/der verantwortlichen Leiter(s)/in und seine(s) Vertreter(s)/in
• Art, Tag, Beginn und Dauer der Veranstaltung
• Zweck der Veranstaltung ( z.B. Werbeveranstaltung, Vereinsfeier etc.)
• voraussichtliche Anzahl der Teilnehmer/innen
• sofern zutreffend: Höhe des erhobenen Eintrittsgeldes

Für die Bereitstellung des Begegnungszentrums wird im Rahmen einer jeweils abzuschließenden Nutzungsvereinbarung je Veranstaltungstag ein Entgelt erhoben. Die Höhe des Entgeltes richtet sich nach § 7 der Benutzungsordnung für das Begegnungszentrum und ist in verschiedene Tarifklassen gestaffelt.